Làm sao để cải thiện kỹ năng giao tiếp?
- Thanh Hang
- Oct 29, 2018
- 7 min read
Updated: Oct 30, 2018
Giao tiếp xã hội là một kỹ năng thiết yếu đưa bạn đến thành công. Ngày nay, khi mà ai cũng hiện diện trên mạng xã hội và sử dụng tin nhắn tức thì (instant messaging), việc giao tiếp diễn ra kể cả khi bạn ngủ. Vì vậy chúng ta càng dễ sơ suất, dẫn đến những hệ quả khó lường, có thể hủy hoại sự nghiệp trong phút chốc. Tôi muốn chia sẻ vài kinh nghiệm và công cụ để giúp bạn cải thiện kỹ năng này.
Trước tiên, chúng ta cần thống nhất về định nghĩa và mục đích của giao tiếp là gì.
Câu trả lời đơn giản nhất trên Quora là con người giao tiếp để tồn tại và phát triển trong xã hội.
Wikipedia định nghĩa giao tiếp như sau: giao tiếp là sự truyền đạt giữa những người phụ thuộc lẫn nhau và có chút hiểu biết lẫn nhau.... Mặc dù về bản chất chỉ bao gồm 2 nhân tố, khái niệm giao tiếp thường được mở rộng để bao hàm những nhóm nhỏ thân thiết, như gia đình. Giao tiếp có thể diễn ra trong bối cảnh đối mặt trực tiếp, cũng có thể thông qua các nền tảng truyền thông, như truyền thông xã hội.
Như vậy, khi hai hoặc nhiều người ở cùng một nơi và nhìn thấy sự hiện diện của người kia, giao tiếp sẽ diễn ra, dù người ta có cố tình hay không. Và điều này áp dụng cho cả sự hiện diện ảo, trên mạng xã hội.
Dù không nghe lời nói, một người quan sát có thể dùng các gợi ý về tư thế, nét mặt, và trang phục để hình thành ấn tượng về vai trò, trạng thái xúc cảm, tính cách hoặc chủ ý của người kia. Mặc dù không cố ý giao tiếp, người ta vẫn cảm nhận những thông điệp từ người kia thông qua những hành vi phi ngôn ngữ như thế.
Kỹ năng giao tiếp là một phần hết sức quan trọng của kỹ năng con người - bao hàm cả khả năng hiểu biết chính bản thân mình.
Kỹ năng con người gồm những ký năng tương tác, tạo quan hệ và thể hiện sự tự nhận thức để làm việc hiệu quả với người khác trong môi trường thực và ảo.
Hợp tác • Giao tiếp (kỹ năng viết - nói) • Lắng nghe • Tự chủ cảm xúc • Làm việc nhóm • Chú tâm • Thương lượng • Tự nhận thức • Trí thông minh xã hội • Giao việc • Lãnh đạo • Tinh thần phục vụ • Khả năng kể chuyện.
(báo cáo New Skills Now của Accenture)
"Thành phần quan trọng duy nhất trong công thức thành công chính là biết cách sống hòa hợp với người khác." - Teddy Roosevelt
Với mong muốn cải thiện kỹ năng này, tôi đã đọc rất nhiều sách. Tuy đến này vẫn chưa phải là người giao tiếp giỏi, tôi có thể chia sẻ một số nguồn để bạn có thể tự rèn luyện.
Một trong những cuốn sách có ảnh hưởng đến cách truyền đạt ngôn ngữ của tôi là Tạo ra thông điệp kết dính của hai tác giả Chip và Dan Heath. Cuốn sách tặng cho chúng ta 1 từ màu nhiệm, giúp chúng ta truyền đạt muốn nói sao cho chúng 'móc dính' vào trí nhớ của người nghe: đó là SUCCESs (Simple - Unexpected - Concrete - Credibility - Emotional - StorieS), nghĩa là Đơn giản - Bất ngờ - Cụ thể - Đáng tin cậy - Giàu cảm xúc - thông qua các Câu chuyện)
Cuốn sách khiến tôi nhận ra rằng trước đây, tôi đã bất cẩn trong việc sử dụng ngôn ngữ của mình như thế nào. Lúc mới vào IBM, tôi vô cùng bối rồi với những thuật ngữ và từ viết tắt của đồng nghiệp. IBM có hẳn từ điển dành cho những từ viết tắt nội bộ. Khi đã chật vật dần quen với chúng, tôi gửi đi những email có vô số từ viết tắt, không đầu không cuối, mà không bận tâm người đọc đã biết những gì. Rồi tôi ngồi chờ đợi trong bực tức mà không thấy hồi âm. Nhờ đọc sách này, tôi đã thay đổi. Mỗi lần viết mail, giải thích công việc hoặc diễn thuyết, tôi đều cẩn thận chọn lựa ngôn từ và cách diễn đạt, ý nào trước ý nào sau, sao cho dễ hiểu với người nghe.
Sau này, khi đầu quân cho một công ty công nghệ khác, tôi lại lọt vào mê hồn trận những thuật ngữ. Là người mới, tôi cảm thấy rất căng thẳng khi tiếp thu nội dung công việc qua những thuật ngữ đánh đố kiểu như thế. Khi tôi thắc mắc, sếp và người tiền nhiệm của tôi, sau khi miễn cưỡng giải thích, luôn kèm theo câu: ở đây là như thế, phải tập làm quen. Nhưng cũng có một anh đồng nghiệp ở một bộ phận khác lại rất tâm lý. Trước khi sử dụng 1 thuật ngữ, 1 khái niệm mới, anh ta đều giải thích rõ ràng và dễ hiểu. Tôi thực sự đánh giá cao những người như thế. Cách truyền đạt đó đem lại cho tôi cảm giác rằng anh ta rất hiểu về công việc của mình và thực sự muốn hợp tác, chứ không phải nói cho xong việc.
Cuốn thứ hai là Broadcasting Happiness của Michelle Gielan. Khi giao tiếp, đặc biệt bằng ngôn ngữ, bạn chính là một 'đài phát thanh'. Một đài phát thanh có quyền chọn lựa nội dung mình muốn phát, tùy vào mục đích. Có những người mỗi lần đến gần họ là chắc chắn bạn sẽ nghe được từ 'chán' hoặc 'sợ' lặp đi lặp lại.
Lúc trước tôi cũng thế. Tôi nhớ có lần, khi tôi than chán việc, chị sếp bảo 'nếu chán thì bỏ đi, đừng làm nứa.' Lúc đó tôi cụt hứng, thôi nói. ừ nhỉ, có ai ép mình phải làm đâu mà than chán. Từ đó, mỗi lần cảm thấy đủ chán, tôi lại nhảy việc. Nhưng vẫn chưa thôi phát ra những lời tiêu cực. Mỗi khi bực bội sếp, tôi lại than thở, than phiền với đồng nghiệp. Khi đọc sách này, tôi hiểu ra rằng khi làm vậy, tôi đã vô ý làm 'ô nhiễm' đầu óc người khác và tôi phải thay đổi. Một sự việc hay hay dở đều phụ thuộc vào góc nhìn của chúng ta. Khi thay đổi góc nhìn - hay quan điểmn nhìn nhận sự việc, ngôn từ miêu tả của bạn về tình huống đó cũng sẽ phải thay đổi theo, trung tính hơn hoặc tích cực hơn, thay vì tiêu cực và u ám.
Nếu không thể thay đổi được góc nhìn, cách tốt nhất là chúng ta hãy làm điều gì đó để thay đổi vị trí của mình- ví dụ như đổi việc. Không ai có thể bắt buộc chúng ta làm điều chúng ta không thích cả, trừ chính bản thân chúng ta!
Cuốn thứ ba là Ai cũng giao tiếp nhưng mấy người kết nối của John C.Maxwell. đã có rất nhiều sách dạy kỹ năng kết nối, trong đó có những cuốn nổi tiếng như 'đừng bao giờ đi ăn một mình' của tác giả Keith Ferrazzi và Tahl Raz. Dù tôi đồng ý rằng mối quan hệ xã hội càng rộng, bạn càng có nhiều cơ hội thành công, tôi phải thú nhận rằng ý tưởng phải tham gia các bữa tiệc, sự kiện xã giao và bắt chuyện với nhiều người khiến tôi ngán ngại. Tôi là kiểu người cảm thấy thoái mái nhất trong những cuộc gặp gỡ 1:1, với những người tôi thích. May sao, John đã giải tỏa được áp lực này cho tôi. Ông nói rằng việc nhìn qua vai người bạn đang tiếp chuyện để tìm kiếm 'mối' khác ngon hơn là rất khiếm nhã. Và nếu bạn không thực sự kết nối với ai đó, ngoài việc xin được cái danh thiếp, thì đừng mong họ giúp bạn khi bạn cần. Một kết nối vững chắc phải dựa trên sự hiểu biết, quan tâm chân thành và tin cậy lẫn nhau. Vì vậy, thay vì lo lắng quá mức cho việc phải đi ra ngoài làm quen ai đó, ông khuyên chúng ta nên tập trung xây dựng và nâng cao giá trị của chính bản thân mình, cùng với khả năng lắng nghe để đồng cảm.
Giờ tôi nói ít hơn, lắng nghe nhiều hơn, đặt nhiều câu hỏi hơn, và thận trọng trong những phát ngôn của mình hơn, nhất là trong xu hướng tin nhắn tức thì đã trở thành hình thức giao tiếp được ưa chuông, tôi nhắc mình càng phải thận trọng.
Khi mạng xã hội khiến cho sự hiện diện của chúng ta trước người khác trở nên thường xuyên hơn, nghĩa là việc giao tiếp trở nên thường trực, việc giữ gìn hình ảnh và ngôn từ của mỗi người trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Chúng ta cần tránh phát đi những thông điệp tiêu cực, những lời lẽ hạ thấp phẩm giá của người khác hoặc cho người khác cảm giác thiếu đồng cảm, hoăc nói chỉ để chính mình hiểu.
Để biết những điểm nào cần cải thiện, bạn hãy thử đánh giá kỹ năng giao tiếp của mình với bài trắc nghiệm này nhé.
Ngoài những tựa sách trên, bạn cũng có thể học hỏi từ những website tuyệt vời dưới đây
Hoặc tham gia các khóa học online
the Muse (social media và những công cụ truyền thông công nghệ)
Bảng infographic minh họa dưới đây cho chúng ta một số hướng dẫn về cách xây dựng kỹ năng giao tiếp. Điều cần nhớ, kỹ năng giao tiếp tốt phải được xây dựng trên nền tảng nhận thức bản thân tốt.
Comments